項目群管理信息支持平臺的用戶及需求

　　由于項目群管理信息支持平臺應用于整個組織范圍內的項目，因此有大量不同層次的用戶，根據項目群管理的層次，組織內用戶主要包括企業決策層、戰略層、戰術層以及運營層幾個層次，如表1所示，具體包括：(1)組織高層管理人員：組織的決策者和領導者，負責戰略管理層次管理。(2)資源經理：負責資源的管理以及資源分配時的優先度確定等。(3)項目群經理：負責項目群的狀態分析、項目間的協調等工作。(4)項目經理：負責單個項目的計劃、執行、控制和最終交付。(5)計劃執行人員：即具體實施人員。

表1 項目群管理信息支持平臺的主要用戶及所需功能特征

    項目群管理信息平臺的功能設計

　　從項目群管理的基礎理論和項目群管理信息支持平臺用戶的功能需求特征出發，項目群管理信息平臺應具有的基本功能有以下方面。

　　資源管理。由于項目群管理面向的對象是組織范圍內各項目群的所有項目，它們使用同一個資源庫，因此，項目群管理信息平臺必須支持資源分配、資源監控、資源預測以及對資源的荷載分析等，以有效的進行組織級的資源管理。

　　項目群管理。這是項目群管理信息支持平臺的核心功能之一。主要功能包括項目群的計劃與控制、項目群的協調管理等功能，項目群的計劃功能可以結合關鍵鏈方法，項目群的管理控制可以結合已獲價值管理等項目管理的方法和工具。項目群管理還應具有較強的項目協調與交流功能，該功能可以配合發展較迅速的視頻、音頻等媒體技術，為解決項目間的相互溝通問題提供一個平臺。

　　項目管理。輔助單個項目的項目管理仍然是多項目管理信息支持平臺的一個功能，這是多項目管理信息的來源，也是多項目管理目標實現的根本。該功能可以通過接口與目前較為流行的Microsoft Project、P3等項目管理軟件集成來實現。該功能應提供靈活而豐富的報表和視圖功能。

　　文檔管理。這雖不是多項目管理信息支持平臺的核心功能，但是不可缺少的基本功能之一。文檔涉及的一般是和交付成果以及任務相關的信息，如會議紀要、考察報告、工作記錄等。

　　知識庫管理。項目群管理信息支持平臺的一個基本功能就是提供知識管理的部分功能，對項目群模版、項目模版等進行管理，目的是“積累經驗與教訓，減少重復勞動，提高企業智商，避免企業失憶”。

　　用戶與安全管理。項目群管理信息支持平臺的用戶是多層次的，出于不同的管理層次，用戶對數據的訪問權限也是不同的，因此，項目群管理信息平臺還必須提供用戶及安全管理，包括用戶管理、系統安全和數據安全管理等。

　　項目群管理信息支持平臺是面向組織內所有項目的信息管理平臺，與傳統的單項目管理軟件相比，項目群管理信息支持平臺具有如下特征。

　　數據的層次化。項目群管理信息支持平臺需要同時管理多個項目，而這些項目有統一的戰略目標、統一的組織、使用同一個資源庫、有統一的信息編碼體系等，因此項目群管理信息支持平臺具有數據的分級與層次化管理的特征。

　　數據的集成化管理。項目群管理信息支持平臺將各類數據集成于一個統一的模型內，通過數據的結構化處理實現數據的集成化管理，如投資、進度、資源的集成。

　　與其他系統地可集成性。項目群管理信息支持平臺與組織中其他系統集成會具有更好的使用效果，否則會產生信息孤島效應，項目群管理信息支持平臺可以使用企業數據庫，提供與其他系統地集成接口。

　　項目群管理信息系統功能模型

　　項目群管理者需要對分布于不同地點的項目進行實時和協同控制，需要對大量變化的、不確定的信息進行即時判斷做出決策。項目群管理信息系統的核心理念是從企業戰略角度進行信息共享、協同和優化項目群管理信息系統的功能模型如圖1所示。

　　圖1 項目群管理信息系統功能模型

　　項目群管理辦公室、項目群管理功能模塊與可視化及信息技術支持模塊是信息系統的核心部分，是按照企業戰略要求、項目群特點、項目群管理功能要求監理的。

　　項目群管理辦公室將公司的戰略與項目群及其中的項目關聯起來，確保每個項目都反映由高級管理層所建立的各項戰略目標，進行項目群協同管理。它根據項目相應的優先級、相關性以及各個項目之間的依賴性，進行項目選擇及優先次序排定，并應用各種知識、技能、技術、方法和工具，平衡和配置各種資源，保證和提高企業內項目群管理及交付物的質量。它提供一個中立的、集權的平臺來計劃、洽商和分析項目群中的項目，也是項目間的信息交換中心。項目管理功能模塊按照管理要素和管理職能分解，為項目管理功能實現提供保證。

　　可視化及信息技術支持模塊為信息系統的建立和運行提供技術支持、解決方案和載體。知識管理系統對項目群管理活動中形成了大量的顯性或隱性的知識進行保存和處理，應用信息技術和知識集成技術，建立以知識和信息為基礎的知識集成平臺，促進知識和信息交流共享。工作流程管理系統是對項目群日常工作的管理，按照工作流程，應用各種技術方法，實現工作活動的無縫連接。信息系統通過用戶界面實現信息的傳遞、交流和反饋，實現管理活動的執行和改善，并通過報告系統向各干系人提供綜合的報告。

　　項目群管理信息平臺的體系結構

　　項目群管理信息支持平臺的體系結構如圖2所示。項目群管理信息支持平臺的核心部分是具有一個龐大的數據庫組織，在這個數據庫組織中，項目數據庫和知識庫是兩個主要的數據庫，項目數據庫主要存儲的是企業范圍內所有項目的信息，知識庫的目的是對企業自身的項目實施成功方法經驗進行積累和管理，便于類似項目借鑒，有利于培養企業的核心競爭力。另外，企業的各種標準化管理模版也主要存儲在知識庫中，方便各項目調用，提高項目管理的效率。

　　圖2 項目群管理信息支持平臺的體系結構圖

　　根據管理主體的不同層次以及不同需求，多項目管理信息支持平臺具有多個應用服務器。每個層次的管理主體應用多項目管理信息支持平臺的功能是不同的，享有的數據以及數據處理權限也是不同的，例如，在組織高層管理層，管理者看到的數據不需要細化到各個項目的具體執行情況數據，他們更樂于看到一些經過項目經理、項目群經理整理匯總過的數據，在這些數據的基礎上，他們可以進行項目選擇和管理決策。

　　項目群管理信息平臺的開發原則

　　實用性。項目群管理信息支持平臺采用的網絡技術和軟、硬件產品要滿足多項目信息傳輸和企業管理的需要，整個信息支持平臺易于操作、管理和維護，便于用戶掌握和學習使用。

　　安全性。項目群管理信息支持平臺擁有達到用戶要求的安全保密機制，保證數據完整可靠，不被非法讀取或更改，對網絡病毒的傳播提供防范措施，根據具體情況采用訪問控制列表、子網隔離和“防火墻”等安全控制措施。

　　標準性。項目群管理信息支持平臺應采用大多數廠商支持的國際標準協議。在平臺的開發過程中，充分考慮各企業的管理規范，符合各企業的管理要求。多項目管理信息支持平臺的硬件環境、通訊環境、軟件環境、操作平臺之間的相互間依賴要減至最小。

　　開放性。項目群管理信息支持平臺所采用的硬件平臺、軟件平臺、網絡協議等均符合開放系統的標準，易與其他系統實現互聯。信息平臺易于擴充，相對獨立的子功能系統能方便地進行管理。外界環境改變時，多項目管理信息支持平臺可以不作修改或僅作少量修改就能在新環境下運行。同時，多項目管理信息支持平臺應建立開放式的數據接口，支持常用的軟件，如項目管理軟件、CAD等。

　　經濟性。最大限度地減少企業的經濟投入，力求最佳的性能價格比，充分利用企業已有的軟、硬件資源，以保護原有投資。

　　總體規劃，分步實施。進行規劃前，可聘請專家對整個過程進行詳細的評估，根據企業的戰略目標和內外約束條件，確定總目標和總體結構。實施時，可首先選擇管理水平較高、計算機應用水平較高的若干項目作為突破口，取得示范效應，同時培訓員工、積累經驗，由點到面逐漸普及到企業范圍內的所有項目。