覆蓋項目生命周期的信息化管理（下）

發(fā)布日期：2014-12-10來源：本站編輯：鐘曉顏

[摘要]

　　項目管理系統(tǒng)各模塊功能

　　首鋼建設(shè)項目管理信息系統(tǒng)共設(shè)置16個業(yè)務(wù)模塊和3個系統(tǒng)模塊，業(yè)務(wù)模塊包括：投標(biāo)管理、項目概況、結(jié)算報量、合同管理、材料管理、設(shè)備管理、 分包管理、結(jié)算中心、費用管理、成本管理、技術(shù)管理、施工管理、質(zhì)量管理、安全管理、資金管理、竣工管理;系統(tǒng)模塊包括：編碼管理、機構(gòu)管理、系統(tǒng)配置。

　　通過16個業(yè)務(wù)模塊，實現(xiàn)了項目管理全部業(yè)務(wù)過程在線流轉(zhuǎn)和項目成本中間預(yù)控、項目經(jīng)營狀況綜合評價，橫向通過投標(biāo)、合同、材料、設(shè)備、分包、 成本等模塊實現(xiàn)了項目生命周期全覆蓋，將項目管理的業(yè)務(wù)橫向打通;縱向?qū)⒓瘓F、分公司、項目部三個管理層級打通;數(shù)據(jù)層級通過基礎(chǔ)編碼統(tǒng)一管理，相關(guān)隊伍 統(tǒng)一維護管理，項目成本歸集、合同成本資金報表體系管理，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)記錄及項目數(shù)據(jù)積累，以便下一步進行數(shù)據(jù)挖掘和系統(tǒng)的深度研發(fā)。

　　投標(biāo)管理。首鋼建設(shè)投標(biāo)管理實際業(yè)務(wù)主要包括項目跟蹤管理、投標(biāo)過程管理以及投標(biāo)結(jié)果的動態(tài)反映，系統(tǒng)投標(biāo)管理模塊實現(xiàn)了實際業(yè)務(wù)的全部管理功能。

　　一是各單位跟蹤項目信息實時記錄，為開發(fā)人員提供了項目詳細信息和項目當(dāng)前狀態(tài)，是跟蹤、已投標(biāo)、已中標(biāo)，還是已放棄，便于專業(yè)管理部門對跟蹤項目狀態(tài)及時把握，避免了多個單位同時跟蹤一條信息的內(nèi)部競爭。

　　二是實現(xiàn)了招標(biāo)文件、項目信息在線評審，縮短了評審周期。

　　三是自動生成動態(tài)的投標(biāo)臺帳供專業(yè)人員進行投標(biāo)項目分析和日常業(yè)務(wù)管理，開標(biāo)記錄、投標(biāo)文件(經(jīng)濟標(biāo)、技術(shù)標(biāo))電子版實現(xiàn)了平臺在線存儲，方便查閱

　　合同管理。首鋼建設(shè)項目管理系統(tǒng)設(shè)置了合同管理模塊實現(xiàn)項目合同分類集中管理和動態(tài)查詢匯總，同時在各專業(yè) 模塊配置合同管理子模塊方便操作和使用。合同管理模塊涉及到的合同類型有：承包合同、專業(yè)分包合同、勞務(wù)分包合同、材料采購合同、材料內(nèi)(外)租合同、設(shè) 備內(nèi)(外)租賃、檢試驗合同、運輸合同、砼合同等。該模塊主要功能為。

　　一是記錄了合同基本信息，包括合同文本電子版、甲乙方基本信息等，永久保存，便于共享查閱;

　　二是合同起草、會簽審批過程在線進行，規(guī)范了專業(yè)管理，提高了辦公效率;

　　三是提供了靈活多樣的查詢匯總方式，可以按合同類型、地域、專業(yè)、甲乙方等多種口徑查詢匯總;

　　四是業(yè)務(wù)過程對合同的履行結(jié)果可以反饋合同，作為合同履行記錄，如對合同的結(jié)算付款結(jié)果從資金管理模塊自動反饋合同，與合同應(yīng)付款形成對比;五是通過合同提醒和反饋的履約數(shù)據(jù)，可自動提示合同履約風(fēng)險，例如可以設(shè)置合同竣工日期到期前自動提醒。

　　結(jié)算報量管理。系統(tǒng)的結(jié)算報量管理可實現(xiàn)對業(yè)主報量的全程在線統(tǒng)計，可自動生成專業(yè)管理需要的各種計量表格和申報表，匯總形成計量臺帳及報表，計量匯總數(shù)據(jù)形成項目收入進入綜合分析、項目銀行等其他模塊。

　　專業(yè)、勞務(wù)分包管理。針對分包隊伍管理，系統(tǒng)建立了相關(guān)單位信息庫，對分包隊伍實行在線統(tǒng)一管理。系統(tǒng)記錄 了各相關(guān)單位的基本信息、等級評定、歷次合作、準入規(guī)則等，只有被評定合格的分包隊伍才可以簽訂分包合同，準入信息庫中沒有的單位，或被列入黑名單的單位 不能選用，從而規(guī)范了專業(yè)管理，加強了制度的執(zhí)行力。

　　針對分包合同、分包計量、分包結(jié)算、資金支付的管理，系統(tǒng)一是實現(xiàn)了分包合同的在線起草、審批與簽訂;二是可通過系統(tǒng)的分包計量功能形成對分包 單位中間報量的確認，并在此基礎(chǔ)上，自動讀取各專業(yè)對分包單位日常管理的獎罰信息，形成對分包單位的結(jié)算單，作為財務(wù)帳原始憑證;同時，在結(jié)算金額的基礎(chǔ) 上，系統(tǒng)可以自動提取分包單位材料超領(lǐng)、甲方代購材料、設(shè)備超耗數(shù)據(jù)等作為支付資金時的扣款依據(jù)，這些扣款數(shù)據(jù)由材料、設(shè)備專業(yè)在本專業(yè)模塊業(yè)務(wù)處理過程 中，通過實際耗用與分包單位耗用計劃比對形成，作為扣款的參考數(shù)據(jù)。

　　材料管理。首鋼建設(shè)經(jīng)過大量的實際業(yè)務(wù)管理調(diào)研，在該模塊的研發(fā)和實施應(yīng)用方面，把握了兩個原則：一是注重業(yè)務(wù)過程管理，而非狀態(tài)型的事后記錄;二是 “事前有控制、事中有記錄、事后可追溯”，通過這兩個原則實現(xiàn)了系統(tǒng)與實際管理的高度融合。

　　首鋼建設(shè)項目管理信息系統(tǒng)，從材料管理實際業(yè)務(wù)出發(fā)，實現(xiàn)了對材料量、價、質(zhì)等三方面的綜合管控。

　　量的控制：

　　①從制度和軟件兩方面保證材料計劃的提出和精準性，沒有材料計劃無法簽訂材料采購合同，對項目材料耗用量做到了事前控制。

　?、谝罁?jù)分包隊伍材料領(lǐng)用計劃來控制分包隊伍的材料領(lǐng)用量，并最終作為超領(lǐng)扣款依據(jù)，降低了材料數(shù)量耗用風(fēng)險;

　　③材料合同簽訂、入庫超計劃用量，則紅色預(yù)警風(fēng)險。

　　價的控制：

　?、傧到y(tǒng)可實現(xiàn)集中采購、競標(biāo)采購后調(diào)撥項目使用，一定程度上控制了材料采購的價格;

　　②系統(tǒng)記錄歷次材料入庫價、合同簽訂價并與編碼庫中維護的材料指導(dǎo)單價形成對比圖(材料價格曲線)，為材料采購人員提供材料的某一時間段的價格變動趨勢，以便參考分析;

　　③材料入庫單價超合同單價，則綠色預(yù)警提示，起到了材料價格風(fēng)險過程控制的作用;

　?、芟到y(tǒng)根據(jù)材料入庫驗收情況自動生成材料采購結(jié)算單，減少了中間環(huán)節(jié)。

　　質(zhì)的控制：

　?、俸细窆?yīng)商方可進入相關(guān)單位信息庫;

　?、诓牧系暮贤炗啞⑹樟?、發(fā)料、庫存，每個環(huán)節(jié)的材料明細都具有可追溯性，出現(xiàn)質(zhì)量問題可以一查到底;

　　設(shè)備管理。系統(tǒng)的設(shè)備管理模塊形成了以設(shè)備臺帳和設(shè)備編碼庫為基礎(chǔ)支撐的設(shè)備管理體系。主要包括自有設(shè)備日常管理和項目使用設(shè)備的管控兩方面的內(nèi)容。

　　專業(yè)管理方面，具有設(shè)備臺帳記錄，設(shè)備調(diào)撥管理，設(shè)備折舊管理，設(shè)備的維修保養(yǎng)、檢測記錄及自動提醒等功能。

　　工程項目設(shè)備使用管理方面，一是設(shè)備使用必須以設(shè)備計劃為入口，設(shè)備計劃的提出又可以與經(jīng)過系統(tǒng)審批的施工方案進行對照，一定程度上杜絕了項目使用設(shè)備及機械費用發(fā)生不規(guī)范的現(xiàn)象;二是設(shè)備臺班在線填報，保證了臺班數(shù)據(jù)的真實性，透明性，中間結(jié)算過程簡單、明了。

　　結(jié)算管理。系統(tǒng)設(shè)置了獨立的結(jié)算模塊，實現(xiàn)了材料、設(shè)備、分包、通用合同結(jié)算的統(tǒng)一管理和匯總查詢分析。業(yè) 務(wù)過程數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)到結(jié)算中心，自動生成結(jié)算單，減少了手工工作量，避免了數(shù)據(jù)漏洞;超合同結(jié)算實時預(yù)警，減少了對分包隊伍的結(jié)算風(fēng)險;實現(xiàn)了結(jié)算過程網(wǎng)上流 轉(zhuǎn)，結(jié)算結(jié)果實時打印;結(jié)算數(shù)據(jù)自動匯總統(tǒng)計，形成了相關(guān)單位的結(jié)算掛賬統(tǒng)計中心、查詢中心。

　　成本管理。實時歸集：為真實反映項目成本，系統(tǒng)設(shè)計了實時的成本歸集方式，所有成本數(shù)據(jù)都來源于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)， 一是材料成本以穩(wěn)健性原則實行材料按工程部位領(lǐng)耗，一經(jīng)領(lǐng)耗就自動進入成本歸集，二是業(yè)務(wù)過程中的設(shè)備租賃、分包以實時結(jié)算掛賬數(shù)據(jù)進入項目成本歸集，保 證數(shù)據(jù)及時、真實、可靠;三是財務(wù)費用、項目期間費用等通過借款報銷核銷、資金審批環(huán)節(jié)進入工程成本，保證了項目成本數(shù)據(jù)的完整性，有效地解決了財務(wù)核算 由于時間滯后、人為因素影響，而不能及時、真實地反映項目實際成本的問題。同時為了通過信息化提升專業(yè)管理水平，業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)在生成系統(tǒng)項目成本數(shù)據(jù)的同 時，通過本系統(tǒng)打印的業(yè)務(wù)憑證提交財務(wù)專業(yè)，作為入賬原始憑證，與財務(wù)管理實現(xiàn)了業(yè)務(wù)對接。

　　成本分析：系統(tǒng)一是可將實時的成本歸集數(shù)據(jù)與成本測算進行分部位對比，為項目實施、成本過程管控提供有價值的數(shù)據(jù)參考;二是系統(tǒng)還可以實現(xiàn)對投 標(biāo)成本(合同簽訂金額)、目標(biāo)成本(項目部承包價格)、測算成本及實際成本的總量對比。通過一總一分，一動一靜的項目數(shù)據(jù)對比及定性分析，可及時發(fā)現(xiàn)項目 經(jīng)營過程中的經(jīng)營風(fēng)險，以便調(diào)整經(jīng)營策略，防止?jié)撎潿F(xiàn)象發(fā)生;三是采用穿透式分析方式，可逐級追溯，直至成本源，有利于分析成本異常信息。

　　資金管理。首鋼建設(shè)項目管理系統(tǒng)的整體設(shè)計思路遵循“無計劃、不發(fā)生;無發(fā)生、不記錄;無記錄，不結(jié)算;無結(jié)算、不付款”的原則，資金在線流轉(zhuǎn)審批是整個系統(tǒng)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

　　系統(tǒng)的資金管理模塊實現(xiàn)了項目資金在線流轉(zhuǎn)審批，借款、報銷核銷管理和項目內(nèi)部銀行管理。通過項目資金平臺審批支付，約束了其他業(yè)務(wù)過程必須在線完成，提高了系統(tǒng)應(yīng)用的推廣力度;另外，付款以結(jié)算作為必要條件，避免了付款超結(jié)算的資金支付風(fēng)險。

　　施工、質(zhì)量、安全管理。施工管理：網(wǎng)絡(luò)計劃、形象進度、施工檢查、項目日志和工程獎罰。網(wǎng)絡(luò)計劃分為工程總 體網(wǎng)絡(luò)計劃和月度網(wǎng)絡(luò)計劃及完成情況管理，可在線繪制并進行風(fēng)險分析，指導(dǎo)下一階段施工;形象進度管理，可通過系統(tǒng)對工程實際進度情況按照專業(yè)管理的要求 定期反饋，并上傳現(xiàn)場照片，與當(dāng)期計劃進度對比后，可直觀地分析工程實際進展并實時調(diào)整工程組織模式;項目日志管理，系統(tǒng)充分利用信息化的存儲與共享功 能，設(shè)置了項目日志線上填報，一改傳統(tǒng)模式下日志填寫走過場的情況，為項目索賠提供了有力依據(jù);工程獎罰管理，與工程檢查相關(guān)的獎罰信息可以在線填報并落 實到相關(guān)單位。

　　安全管理：安全計劃、危險源識別、安全教育、安全檢查、安全整改、安全獎罰和安全事故。系統(tǒng)可實現(xiàn)安全目標(biāo)管理責(zé)任書和安全工作計劃的在線存 儲、危險源識別在線記錄、安全教育培訓(xùn)情況在線存儲，便于上級主管部門隨時了解工作情況;檢查記錄、隱患問題整改記錄實時上傳，可依據(jù)檢查及整改情況，在 系統(tǒng)中進行專業(yè)考核在線審批，并自動將考核結(jié)果落實到相關(guān)項目的相關(guān)施工隊伍，避免了中間環(huán)節(jié)，提高了安全管理的時效性，問題、整改過程、整改結(jié)果在線透 明，加強了專業(yè)管理力度。

　　質(zhì)量管理：質(zhì)量創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃、質(zhì)量檢查及整改、質(zhì)量交接、質(zhì)量獎罰。系統(tǒng)實現(xiàn)了質(zhì)量規(guī)劃、質(zhì)量檢查及整改、質(zhì)量交接的在線記錄和審批，質(zhì)量獎罰直接 落實到施工隊伍，運用信息化手段，保證了檢查、整改等記錄的實時性，檢查整改的信息能夠在集團、分公司、項目部三級管理之間對等傳遞。

　　竣工管理。首鋼建設(shè)的竣工管理主要包括工程實施過程中技術(shù)資料和經(jīng)濟資料的收集工作。系統(tǒng)的竣工管理實現(xiàn)了按專業(yè)標(biāo)準模板收集上傳工程資料，平臺存儲，方便查閱，永久保存，避免了因人員流動等因素造成的資料缺失;同時工程竣工時可推送到檔案管理系統(tǒng)，形成電子檔案。

　　項目管理信息系統(tǒng)的特色

　　以企業(yè)自身管理為基礎(chǔ)規(guī)劃設(shè)計。首鋼建設(shè)項目管理信息系統(tǒng)的規(guī)劃及實施，充分考慮了集團、分公司、項目部三 個層級的管理需求及實際應(yīng)用需求，對各層級的需求進行了充分的調(diào)研和分析，利用近一年的時間，由各專業(yè)管理部門牽頭，梳理管理流程，修訂管理制度，從中發(fā) 現(xiàn)了不少管理方面的問題和薄弱環(huán)節(jié)，形成了《首鋼建設(shè)經(jīng)營管理薄弱環(huán)節(jié)梳理調(diào)研報告》，提交公司決策層，針對發(fā)現(xiàn)的管理問題和薄弱環(huán)節(jié)，多次召開研討會， 查找問題，制訂措施，從而使項目管理信息化規(guī)劃實施和管理緊密結(jié)合，以專業(yè)管理為基礎(chǔ)，大大提高了信息化和專業(yè)管理的融合度。

　　以計劃為龍頭提升管理。首鋼建設(shè)項目管理信息系統(tǒng)在項目管理整個生命周期的管控設(shè)計上，無論是經(jīng)濟業(yè)務(wù)還是 管理業(yè)務(wù)均遵循PDCA循環(huán)的管理控制理念，從根本上解決軟件不能解決的提升企業(yè)管理軟實力的問題。采用以項目施工組織設(shè)計和施工預(yù)算為龍頭的PDCA大 循環(huán)管控思路，一方面可對全部業(yè)務(wù)的發(fā)生進行預(yù)控，另一方面也可以通過將同類工程的成本測算模板標(biāo)準化，為同類工程積累經(jīng)驗數(shù)據(jù)，便于下一個工程進行改 進;同時，系統(tǒng)在各個專業(yè)管理模塊中，均設(shè)置了本專業(yè)的PDCA管控小循環(huán)，在專業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計上還體現(xiàn)了PDCA微循環(huán)設(shè)計，用計劃指導(dǎo)實際業(yè)務(wù) 發(fā)生，用實際業(yè)務(wù)與計劃的偏差分析來不斷修正計劃，通過提高計劃的精準度來提升項目管理水平。

　　以資金為抓手深化應(yīng)用。首鋼建設(shè)項目管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)管控原則是“無計劃、不發(fā)生;無發(fā)生、不記錄;無記錄， 不結(jié)算;無結(jié)算、不付款”，系統(tǒng)的一切資金數(shù)據(jù)均來源于實際的業(yè)務(wù)管理過程;在信息系統(tǒng)投入運行后，企業(yè)明確了沒有系統(tǒng)自動生成的、并在線流轉(zhuǎn)審批完的資 金申請單，財務(wù)部門不予付款的專業(yè)管理制度，通過軟硬兩項約束措施，一方面保證了系統(tǒng)推廣應(yīng)用無障礙，另一方面也提高了系統(tǒng)的實際應(yīng)用價值，減少了各管理 環(huán)節(jié)之間的管理漏洞。

　　實施效果

　　優(yōu)化管理流程，打造標(biāo)準化管理程序。首鋼建設(shè)的項目管理信息化實施的過程，就是對自身的管理流程和管理方式進行梳理與再造的過程。通過應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，不但規(guī)范了管理流程，加強了標(biāo)準化管理，還為各項管理制度的落實提供了有力支撐。

　　提高管理深度，實現(xiàn)精細化管控。首鋼建設(shè)的項目管理信息系統(tǒng)，主要應(yīng)用模塊均為定制研發(fā)，通過對系統(tǒng)架構(gòu)的縝密設(shè)計，實現(xiàn)了各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的流程化，減少了人為因素的影響，增加了透明度，提高了管理深度。

　　加強過程控制，提升企業(yè)盈利水平。首鋼建設(shè)項目管理信息系統(tǒng)的定位是業(yè)務(wù)管控，業(yè)務(wù)在線操作，數(shù)據(jù)及時統(tǒng)計，項目成本分析實時進行，有效地解決了財務(wù)核算體系相對滯后的問題，提高了項目成本管控水平，同時又為財務(wù)專業(yè)的經(jīng)營成果的核算提供了檢驗依據(jù)，提升了企業(yè)盈利水平。

　　實現(xiàn)信息共享，提升綜合分析能力，支撐各層級領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策。首鋼建設(shè)項目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，打造了信息共享平臺，為各項管理工作提供了強大的數(shù)據(jù)支撐，可實現(xiàn)單一專業(yè)的縱向逐級分析，也可以實現(xiàn)多專業(yè)間的橫向綜合分析，為集團各層級領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)營決策提供了有力的依據(jù)。

　　業(yè)務(wù)在線處理，提高工作效率與質(zhì)量。隨著首鋼建設(shè)市場區(qū)域的不斷擴展，通過項目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，業(yè)務(wù)過程在線操作、在線流轉(zhuǎn)審批，提高了多地域管理的工作效率;系統(tǒng)龐大的計算功能，可對業(yè)務(wù)結(jié)果進行自動匯總統(tǒng)計，報表自動生成，減少手工工作量的同時，也提高了工作質(zhì)量。

　　存在的問題和啟示

　　問題：信息系統(tǒng)對業(yè)務(wù)擴展的技術(shù)支撐較弱。

　　啟示：“規(guī)劃先行，架構(gòu)支撐”，前期規(guī)劃和管理業(yè)務(wù)梳理(標(biāo)準化、流程化、制度化)必須全面、深入;抽象出整體業(yè)務(wù)架構(gòu)來支撐多樣化的管理業(yè)務(wù)。

　　問題：系統(tǒng)整合未完全實現(xiàn)。項目管理系統(tǒng)與人力系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)之間實現(xiàn)業(yè)務(wù)集成，但未進行系統(tǒng)整合，存在部分重復(fù)工作和數(shù)據(jù)銜接的問題。

　　啟示：信息化是一個持續(xù)的過程，不可能一蹴而就。“整體規(guī)劃，分步實施”，最終達到系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化，為企業(yè)經(jīng)營決策提供支撐。

　　問題：報表和結(jié)果展示部分不完善。業(yè)務(wù)過程數(shù)據(jù)全面反映在系統(tǒng)中，但數(shù)據(jù)報表和業(yè)務(wù)結(jié)果展示相對欠缺，目前，正在規(guī)劃完善的報表中心，打造綜合的經(jīng)營管控和決策支持系統(tǒng)。

　　啟示：系統(tǒng)建設(shè)的目的：一是管控，二是經(jīng)營決策支持。

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