走出物資集采難困境

發(fā)布日期：2014-11-25來源：編輯：龔煒

[摘要]集采如何逐步從管理觀念到行動服務(wù)上轉(zhuǎn)變成為企業(yè)新的利潤增長點和精細化管理的抓手？

　　近幾年，隨著市場政策導(dǎo)向和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，產(chǎn)業(yè)洗牌、行業(yè)洗牌加劇，行業(yè)內(nèi)競爭已由“注重規(guī)模”向“提升效益”轉(zhuǎn)變。如何在勞務(wù)成本逐年攀升，不同地域基數(shù)趨同的情況下提高企業(yè)盈利能力，物資集中采購(以下簡稱集采)無疑是促進管理效益的重中之重。

　　施工企業(yè)何以集采難

　　在實施過程中，“總部管理乏力，職能歸口不清，平臺專業(yè)化程度不高，數(shù)據(jù)庫更新滯后，區(qū)域市場可操作性不強。”的現(xiàn)狀，沒有從根本上解決物資分散采購的問題。

　　組織機構(gòu)不健全。集采是一項多專業(yè)協(xié)調(diào)配合開展的系統(tǒng)工作，組織協(xié)調(diào)是這項工作的重點，企業(yè)總部的頂層設(shè)計直接關(guān)系到區(qū)域市場工作開展的效果。部分企業(yè)推行集采還處在路徑試點階段，只是在企業(yè)總部象征性地設(shè)立了相關(guān)部門，專業(yè)人員的配置缺失無法滿足正常工作開展需要。二級單位區(qū)域市場事業(yè)部一級(以下簡稱事業(yè)部)只有部門設(shè)置，基本上沒有專職的人員配置，集采成了一句響亮的口號，形式大于內(nèi)容，項目還是分散采購。

　　管理流程歸口職責(zé)不清。企業(yè)推行集采，首先要制定符合自身實際的物資集中采購管理辦法，從組織機構(gòu)、職責(zé)權(quán)限、管理流程、業(yè)務(wù)歸口、具體管理辦法等方面做好實施路徑規(guī)劃設(shè)計，做好各專業(yè)聯(lián)動接口設(shè)計。在推行實施過程中，此項工作應(yīng)由采購管理部(集采中心)牽頭組織，各職能部門協(xié)調(diào)配合。但在實施過程中往往出現(xiàn)物資采購合同由商務(wù)組織評審，評審表中沒有采購管理部(集采中心)簽字項;商務(wù)在物資采購合同評審中要求解釋材料確定價格及最終選定品牌、廠家原因;事業(yè)部的部分物資采購合同由企業(yè)總部簽訂，事業(yè)部相關(guān)職能部門沒有參與招標評審卻要對項目進行標價分離、材料款項支付等現(xiàn)象。

　　平臺專業(yè)化程度不高，數(shù)據(jù)庫更新滯后。集采是通過基于電子商務(wù)平臺模式的電子交易服務(wù)平臺，整合資源實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)流程標準化。隨著行業(yè)市場化變革步伐加劇，材料的創(chuàng)新研發(fā)應(yīng)用周期不斷縮短，價格也在市場和政策要素下不斷發(fā)生變化。尤其是裝飾裝修專業(yè)新型材料多價格變化快，平臺新型材料及價格的添加錄入審批權(quán)限復(fù)雜過程漫長，數(shù)據(jù)庫沒有定期更新，嚴重滯后于市場行情變化，不能滿足項目施工時限要求。

　　應(yīng)對特殊情況能力不足。項目施工過程中，受政策導(dǎo)向、市場環(huán)境、業(yè)主、設(shè)計等因素影響，常常會出現(xiàn)設(shè)計變更、材料替代、甲供材料、甲指乙供材料、新型材料、特殊要求材料、零星小型材料、階段性工期等特殊情況。集采平臺數(shù)據(jù)庫分品種和價格兩個模塊，相關(guān)數(shù)據(jù)不進行定期更新只能以最新審核錄入的數(shù)據(jù)作為參考，與市場行情存在嚴重偏離，用于比較參考的意義不大，嚴重制約了項目的正常工作推進。

　　如何走出集采難的困境

　　以“區(qū)域集采”促進“實質(zhì)集采”。當(dāng)前，集采實施主體分為三級：企業(yè)總部采購管理部(集采中心)作為最高決策層為第一級;事業(yè)部統(tǒng)籌管理轄區(qū)內(nèi)項目物資采購工作為第二級;項目部是具體負責(zé)物資采購從計劃到實施的基本單位為第三級。相較于企業(yè)總部采購管理部(集采中心)宏觀管控而言，在區(qū)域市場管理半徑大，管理鏈條長，地區(qū)發(fā)展不均衡;總部人力資源、社會資源與區(qū)域市場發(fā)展實際情況不協(xié)調(diào)的市場和管理現(xiàn)狀制約下，以區(qū)域市場為主體、為抓手抓集采管理是促進實現(xiàn)集采的重要手段和有效途徑。

　　區(qū)域中樞平臺建立運行。事業(yè)部是區(qū)域市場的經(jīng)營和生產(chǎn)責(zé)任主體，在“區(qū)域集采”工作中也是實施主體。首要任務(wù)是建立區(qū)域中樞平臺即事業(yè)部采購管理部(集采中心)，配置專職管理人員，明確職責(zé)和分管領(lǐng)導(dǎo)，成立物資采購招標小組，負責(zé)轄區(qū)內(nèi)市場的物資集采工作。人員配置要有從業(yè)年限要求，兼顧業(yè)務(wù)需要和專業(yè)背景，配齊物資、技術(shù)、商務(wù)專業(yè)人員。要特別重視專業(yè)人員優(yōu)化配置，確保平臺運行質(zhì)量。通常情況下，年產(chǎn)值在2億元以下的事業(yè)部采購管理部(集采中心)專職人員配置不少于3人，經(jīng)理1人;年產(chǎn)值在2億元以上的事業(yè)部采購管理部(集采中心)專職人員配置不少于5人，經(jīng)理1人。

　　區(qū)域資源整合，信息庫建立。項目實施的過程也是資源整合的過程，集采也是如此。事業(yè)部首先要編制采購材料清單將材料進行分類，在區(qū)域市場就項目大宗常用材料與當(dāng)?shù)乜偞怼⑹跈?quán)經(jīng)銷商建立長期戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系簽訂合作框架協(xié)議，要特別重視地區(qū)總代理的作用，尤其是特殊要求定制材料的采購涉及區(qū)域項目經(jīng)銷備案，一定要與地區(qū)總代理充分溝通促進雙贏。零星小型材料應(yīng)與1～2家綜合實力強、社會信譽好的當(dāng)?shù)毓?yīng)商簽約合作，不宜再對相關(guān)材料分類分開采購，有利于節(jié)省采購時間成本和控制總量價格優(yōu)勢。通過項目實施進一步促進資源整合加快區(qū)域網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，助推區(qū)域市場集采信息庫建立。

　　區(qū)域信息庫維護更新。信息庫數(shù)據(jù)的維護更新直接關(guān)系到集采工作的工作效率和工作質(zhì)量，數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性、及時性是判斷集采工作開展成功與否的標準，區(qū)域信息庫要有專人負責(zé)維護。由于行業(yè)發(fā)展受市場因素影響較大，區(qū)域信息庫的維護更新頻率要打破現(xiàn)在基本不更新的做法，必須做到定期更新，實時更新。區(qū)域市場還要在不同地區(qū)以地區(qū)經(jīng)理部、項目部為單位建立基礎(chǔ)信息庫收集匯總當(dāng)?shù)匦畔?shù)據(jù)，定期更新上報。事業(yè)部采購管理部(集采中心)要對不同地區(qū)上報的數(shù)據(jù)信息進行整理分析后，形成階段區(qū)域信息庫，定期統(tǒng)一提交企業(yè)總部采購管理部(集采中心)，確保數(shù)據(jù)信息及時準確更新。

　　“區(qū)域集采”重點解決的問題。“區(qū)域集采”強調(diào)的是以地域為單位在不同地區(qū)開展的屬地化物資采購管理模式，地域不同管理模式也不盡相同。實施“區(qū)域”集采””就是要抓住主要矛盾，摸清市場行情，做好有效分權(quán)分級，不斷加強資源整合和流程完善，大處著眼，小處入手，循序漸進地做好這項工作。要重點解決以下三個方面的問題。

　　找準市場定位。市場導(dǎo)向是行業(yè)發(fā)展、企業(yè)發(fā)展的風(fēng)向標。了解掌握區(qū)域內(nèi)不同地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展方式、城市階段總體發(fā)展規(guī)劃、社會總體消費水平、行業(yè)發(fā)展模式、人力資源狀況、市場需求等相關(guān)要素，對地區(qū)市場做出發(fā)展趨勢研判，根據(jù)企業(yè)自身實際和優(yōu)勢制定個性化的發(fā)展規(guī)劃，確定目標市場和潛在市場，為客戶個性化需求提供優(yōu)質(zhì)的定制產(chǎn)品，是打開市場的基礎(chǔ)。

　　明確職責(zé)權(quán)限。“總部管理乏力，職能歸口不清”的集采現(xiàn)狀，在很大程度上制約了項目正常工作的開展，集中反映出的是一個管理環(huán)節(jié)的突出問題：集采工作業(yè)務(wù)上歸誰管，總部管什么、事業(yè)部管什么。要改變這一現(xiàn)狀，解決突出問題，進一步推進集采，關(guān)鍵要分清主與次明確責(zé)權(quán)利。集采工作在業(yè)務(wù)上到底歸誰管，誰來配合，各自的職責(zé)是什么，總部和事業(yè)部的管理權(quán)限和職責(zé)分工必須要明確，材料要實行分級采購。

　　完善流程制度。完善流程制度在這里有兩層含義。一是企業(yè)總部采購管理部(集采中心)對整體管控業(yè)務(wù)流程管理制度的改進和完善;二是事業(yè)部依照企業(yè)總部采購管理部(集采中心)制定的流程制度結(jié)合區(qū)域發(fā)展實際，制定符合自身發(fā)展具有屬地特色的管理流程和制度形成屬地管理模式，并不斷改進和完善促進企業(yè)總部采購管理部(集采中心)整體管控流程制度的完善。

　　特殊情況集采的應(yīng)對策略。企業(yè)推行實施集采的目的之一是提高工作效率。然而在實施過程中，卻因模塊設(shè)計缺陷導(dǎo)致諸如甲供材料、甲指乙供材料、新材料、特殊要求材料、零星小型材料等特殊情況應(yīng)對能力不足的問題。主要表現(xiàn)在集采平臺沒有相應(yīng)模塊、流程設(shè)計，新材料、特殊要求材料信息數(shù)據(jù)審核錄入程序復(fù)雜漫長不能滿足項目施工時限要求，零星小型材料的采購權(quán)限在企業(yè)總部采購管理部(集采中心)，沒有分級下放。

　　甲供材料流程。有兩種情況。一種是甲方與材料供應(yīng)商直接簽訂合同支付材料款，施工單位只負責(zé)上報計劃和收貨，不收取材保費。另一種是甲方與施工單位、材料供應(yīng)商簽訂三方合同，明確了施工單位負責(zé)上報計劃和收貨及承擔(dān)責(zé)任、付給材保費、材料款由施工單位支付的形式。此類材料集采的第一種情況是因甲方直接付款采購，施工單位不需要走集采流程;第二種情況是因三方合同甲方確定材料品牌價格，施工單位應(yīng)簡化逐級上報的集采流程，由項目部申報總部采購管理部(集采中心)直接錄入。

　　甲指乙供材料流程。這種形式，主要是指由甲方指定或限定具體材料品牌及技術(shù)要求，有時也等同于指定材料廠家，施工單位與材料供應(yīng)商直接簽訂合同支付材料款。此類材料集采原則上應(yīng)按照正常程序在信息庫查找相關(guān)數(shù)據(jù)信息對照參考逐級上報審核錄入。由于甲指乙供材料通常數(shù)量較大或品質(zhì)要求較高，如無類似材料信息，施工單位應(yīng)縮短逐級上報的集采流程，由項目部申報總部采購管理部(集采中心)審核錄入。

　　新材料、特殊要求材料信息錄入。隨著科技發(fā)展，新技術(shù)、新材料、新產(chǎn)品不斷涌現(xiàn)，實現(xiàn)復(fù)雜結(jié)構(gòu)有特殊要求的材料越來越多。如可塑性較強能實現(xiàn)異形造型的金屬、玻璃纖維加強石膏、有綠色環(huán)保可實現(xiàn)循環(huán)再利用、耐高溫、耐腐蝕、耐酸堿、隔聲、保溫等特殊性能要求的新材料、特殊要求材料。此類材料集采難度較大，集采平臺信息庫沒有可供參考的品種和價格信息，按正常程序逐級上報審核錄入權(quán)限復(fù)雜過程漫長。為便于提高工作效率，改進完善基礎(chǔ)服務(wù)功能設(shè)置，集采平臺應(yīng)專門設(shè)置此類材料處理模塊，簡化集采流程，由項目部直接申報總部采購管理部(集采中心)審核錄入。

　　零星小型材料采購權(quán)限。主要是指構(gòu)成工程實體用量較小，沒有規(guī)律的零星小型用料，如編號用油漆、釘子、鐵絲等。此類材料的采購權(quán)限集中在企業(yè)總部采購管理部(集采中心)，應(yīng)集中下放到具體項目部，由其負責(zé)采購。便于降低運輸成本，提高工作效率。

　　集采與區(qū)域化發(fā)展戰(zhàn)略。事業(yè)部區(qū)域市場一般由幾個相鄰省份組成，在劃定區(qū)域轄區(qū)內(nèi)按公司要求開展生產(chǎn)和經(jīng)營活動。集采是在區(qū)域市場發(fā)展的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，區(qū)域市場的發(fā)展質(zhì)量也與集采息息相關(guān)，二者在戰(zhàn)略定位上是平行協(xié)調(diào)的。區(qū)域內(nèi)地區(qū)市場發(fā)展不均衡是區(qū)域化發(fā)展戰(zhàn)略需要重點解決的問題，也是區(qū)域集采重點關(guān)注的問題。

　　集采多元模式探索延伸。在市場份額不斷縮小，材料物資價格透明，項目成本持續(xù)攀升的情況下，走投融資、自主創(chuàng)新、產(chǎn)研結(jié)合多元并舉的發(fā)展路徑無疑是促進集采不斷發(fā)展，構(gòu)建多元模式的必由之路。以下幾種模式值得探討。

　　區(qū)域中轉(zhuǎn)基地建設(shè)。由于企業(yè)發(fā)展經(jīng)營布局的區(qū)域化，各事業(yè)部轄區(qū)跨度非常大，項目高度分散又相對集中，管理半徑也非常大。企業(yè)總部采購管理部(集采中心)負責(zé)大宗材料的統(tǒng)一采購調(diào)配，常常會出現(xiàn)項目時間成本和物資運輸成本增加的現(xiàn)象，主要原因是區(qū)域跨度大運輸成本高造成的。在企業(yè)總部成立物流公司并在總部和相鄰事業(yè)部間建立中轉(zhuǎn)倉儲，形成區(qū)域物資中轉(zhuǎn)基地，按計劃按需配送，可以極大的提高運輸時效，降低運輸成本。

　　投資融資模式試點。這里的投資是指企業(yè)以直接投資出資方式與材料供應(yīng)商合作建廠、出資購買設(shè)備或以購入材料供應(yīng)商股權(quán)的形式獲取投資收益及股利或利息收入的投資。融資是指企業(yè)通過在內(nèi)部認購股權(quán)，在外部申請銀行貸款、發(fā)行股票、企業(yè)債券等形式籌集資金的方式。投融資是企業(yè)擴大收益降低成本的有效手段，有一定風(fēng)險，需要注意客觀評估自身條件量力而行，認真研究投資環(huán)境，投資項目，要作好市場調(diào)查，作好試點不能盲目。

　　科技研發(fā)品牌建設(shè)。施工企業(yè)加大科研創(chuàng)新力度，以設(shè)計、科技、技術(shù)力量為依托，在總部成立技術(shù)中心，主要負責(zé)科技成果總結(jié)轉(zhuǎn)化、科技研發(fā)、新技術(shù)、新材料、新產(chǎn)品的推廣。通過信息收集市場調(diào)研，以提高工效、降低成本為切入點，在新型替代材料、新材料、新產(chǎn)品等領(lǐng)域以自主知識產(chǎn)權(quán)為基礎(chǔ)創(chuàng)建自主品牌并逐步擴大市場占有率，在行業(yè)內(nèi)形成核心競爭力。

　　周轉(zhuǎn)材料價值創(chuàng)造。建筑周轉(zhuǎn)材料按其在施工生產(chǎn)過程中的用途不同，一般分為：模板、擋板、架料、作為流動資產(chǎn)管理的其他周轉(zhuǎn)材料四類。周轉(zhuǎn)材料的特性就是能多次使用逐漸轉(zhuǎn)移其價值，一般都要在安裝后才能發(fā)揮使用價值。以在企業(yè)總部和相鄰事業(yè)部間建立區(qū)域物資中轉(zhuǎn)基地為基礎(chǔ)，可試點建立周轉(zhuǎn)材料租賃站。一方面能滿足自有項目日常施工需要，另一方面在項目間歇工閑時對外租賃，提高周轉(zhuǎn)次數(shù)降低攤銷成本，創(chuàng)造使用價值。

　　(作者：上海中建八局裝飾有限責(zé)任公司 段新華)

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